بسیاری از شرکت ها ، صرف نظر از شکل مالکیت آنها ، سالانه گزارش های عمومی درباره نتایج فعالیت های سالانه تهیه می کنند. این اسناد به عنوان منبع اطلاعاتی برای عموم مردم خدمت می کنند و در عین حال ، شواهدی مشهود بر اثربخشی یا ناکارآمدی سازمان هستند.
تصمیم مجمع سهامداران در مورد سرنوشت آینده شرکت ، ارزیابی عمومی فعالیت های سازمان و غیره می تواند به میزان تهیه گزارش سالانه بستگی داشته باشد. به عبارت دیگر ، یک متخصص یا واحد ساختاری که گزارش سالانه را تهیه می کند باید توجه داشته باشید که نه تنها شهرت به کیفیت سند نهایی ، بلکه به توسعه بیشتر شرکت نیز بستگی دارد.
غالباً ، وظیفه تهیه گزارش سالانه به عهده بخش تحلیلی یا واحد ساختاری دیگری است که وظایف جمع آوری اطلاعات مربوط به فعالیتهای کل شرکت را برای دوره سالانه بر عهده دارد.
بسته به نوع فعالیت سازمان و ماهیت مخاطبانی که اسناد برای آنها در نظر گرفته شده است ، می توان گزارش را به سبک اسناد داخلی یا اطلاعات عمومی برای طیف وسیعی از خوانندگان حفظ کرد. سبک اسناد داخلی برای گزارشات ارائه شده به کارمندان موسس و سهامداران شرکت دنبال می شود. در این مورد ، توجه بیشتر در گزارش به عملکرد مالی ، کارآیی اقتصادی و عملکرد در دستیابی به اهداف اصلی مشخص شده در این طرح است.
برای گزارش عمومی ، که به طور معمول ، برای مشاهده عمومی در وب سایت رسمی منتشر می شود ، شرح دقیق تری از فعالیت های سازمان ، وظایف و مأموریت آن لازم است. تعدادی از اطلاعات ارائه شده نیاز به توضیحات مفصلی دارند که بخش جداگانه ای برای آنها آماده می شود. به طور معمول ، خدمات تحلیلی با همکاری نزدیک با متخصصان روابط عمومی ، که امکان تصحیح اطلاعات را بسته به اهمیت آن دارند ، درگیر تهیه گزارش عمومی هستند.
صرف نظر از ماهیت مخاطب گزارش ، هر سند نهایی به وضوح در بخشها دسته بندی می شود. در بخش اول ، به عنوان یک قاعده ، وظایفی که قبل از سازمان تعیین شده و نتایج برای دستیابی به آنها ارائه شده است. در زیر نتایج مالی سال و نتایج تولید آمده است.
به عنوان یک قاعده ، قسمت آخر فعالیت های اجتماعی شرکت است. به طور معمول ، این اطلاعات در یک گزارش عمومی موجود است ، که نتایج سیاست اجتماعی شرکت را ارائه می دهد. به عنوان مطالبی برای درج در گزارش ، اطلاعاتی در مورد اعطای نمایندگان سازمان به دلیل شایستگی های بالا در زمینه حمایت اجتماعی ، نتایج فعالیت های خیریه و غیره گرفته می شود.
لازم به یادآوری است که هنگام انتخاب اطلاعاتی که در گزارش منعکس می شود ، لازم است عینیت اطلاعات ارائه شده حفظ شود. این قانون باید رعایت شود حتی اگر نتایج فعالیت های شرکت در شاخص های خاص دور از ایده آل نباشد یا نشان دهنده عملکرد ناکافی باشد. صحبت در این باره ، گزارش باید دلایل احتمالی منجر به چنین نتایجی را منعکس کند ، و همچنین توجه مخاطب را به هدف قاطع برای از بین بردن مشکل در دوره آینده برطرف کند.
