تهیه و ارسال پرونده ها به بایگانی بخشی جدایی ناپذیر از روند کار است. ثبت نام آنها از زمان ثبت اسناد در سازمان آغاز می شود و با انتقال به بایگانی در پایان سال تقویم یا دوره های ذخیره سازی پایان می یابد. در بعضی موارد ، پرونده ها بیش از یک سال نگهداری می شوند. این موارد شامل ، به عنوان مثال ، اسناد مربوط به سوابق پرسنل است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
بنابراین روش تشکیل پرونده در بایگانی زمان زیادی به طول نمی انجامد ، باید قوانین مربوط به ثبت آنها را در جریان کار فعلی دنبال کنید. هنگام انتقال پرونده ها به بایگانی برای نگهداری دائمی یا موقت ، باید اسناد ، برگه های شماره را کوک بزنید ، کتیبه نهایی را تهیه کنید ، اگر با دستورالعمل کار ارائه شده باشد ، و همچنین یک موجودی داخلی تهیه کنید.
گام 2
در همان زمان ، نام سازمان یا شرکت ، شاخص مطابق با نام پرونده ها ، تاریخ باز و بسته شدن پرونده و همچنین دوره ذخیره سازی در صفحه عنوان پرونده در حال نشان دادن است به بایگانی
مرحله 3
اسنادی که بایگانی می شوند در یک پوشه گالینگور جداگانه ثبت می شوند. اگر سند از ارزش خاصی برخوردار است ، به عنوان یک قاعده ، بخیه زده نمی شود ، بلکه در یک پرونده یا پاکت قرار داده می شود و به پرونده ضمیمه می شود. در انتهای مورد دوخته شده و شماره گذاری شده ، یک برگ تأیید قرار می گیرد و در ابتدا - یک موجودی داخلی. در این حالت ضخامت کیس نباید از 40 میلی متر بیشتر باشد و تعداد ورق ها نباید از 250 عدد باشد.
مرحله 4
برای مواردی که به صورت دائمی و همچنین به طور موقت ، اما نه کمتر از 10 سال ، در بایگانی ذخیره می شوند ، موجودی برای انتقال پرونده ها به بایگانی تهیه می شود. در همان زمان ، موجودی جداگانه ای برای اسناد مربوط به سوابق پرسنل تهیه می شود. نام پرونده ها در آن وارد می شود که به هر یک شماره سریال اختصاص داده می شود و کد نامگذاری نیز نشان داده می شود. در صورت باقی ماندن پرونده ها در بایگانی سازمان ، موجودی ها به صورت کپی انجام می شوند. اگر پرونده ها باید به بایگانی ایالت منتقل شوند ، باید چهار نسخه وجود داشته باشد.
مرحله 5
پرونده هایی که پس از اتمام آنها کمتر از 10 سال در معرض انبار قرار دارند ، با صلاحدید مدیریت سازمان ، بایگانی می شوند. نیاز به ارسال پرونده ها به حجم کار بایگانی ، تعداد دفعات دسترسی به اسناد قدیمی و غیره بستگی دارد.
