اسناد و مدارک شرکت باید به ترتیب حفظ شود. برای اینکه یافتن قرارداد لازم برای تهیه کالا در میان سایر اوراق مشاغل آسان باشد ، ارزش ایجاد یک قفسه یا پوشه جداگانه برای آنها است. اما نه تنها خود قراردادها نیز باید ساده شوند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
تمام قراردادهایی را که می خواهید مرتب کنید جمع آوری کنید و آنها را ارزیابی کنید. توجه داشته باشید که هر چند وقت یکبار و با کدام شرکا نتیجه گیری می شود. این به شما کمک می کند نحوه طبقه بندی اسناد را انتخاب کنید.
گام 2
اگر شرکای زیادی وجود داشته باشد ، روش سفارش قراردادها تا تاریخ انعقاد آنها مناسب تر است. در صورتی که طی مدت طولانی ، قراردادها با همان شرکت ها منعقد شود ، می توان آنها را توسط طرف های مقابل در یک دسته (پوشه) جداگانه قرار داد. و در بعضی موارد ، فقط تنظیم قراردادها به ترتیب حروف الفبا با نام شرکت های شریک کافی است.
مرحله 3
هر روشی را که انتخاب کردید ، به خاطر داشته باشید که استفاده از پوشه های حجیم بسیار ناخوشایند است. قراردادها را مرور کرده و موارد منقضی شده را از پشته عمومی حذف کنید. یک پوشه جداگانه برای آنها ایجاد کنید. چنین قراردادهایی غالباً گاه به گاه مورد توافق قرار می گیرند ؛ در کارهای روزمره نیازی به آنها نیست.
مرحله 4
هنگام تنظیم قراردادها به ترتیب زمانی ، به اصول کلی حفظ و ذخیره سوابق عمل کنید. در آن پوشه هایی که غالباً استفاده می شوند ، قراردادهای اخیراً منعقد شده در بالا قرار دارند. در زیر اسنادی با تاریخ ایجاد زودتر آورده شده است. برعکس ، هنگام بایگانی در بایگانی ، اولین مورد باید در بالای صفحه باشد و جدیدترین قرارداد منعقد شده در زیر باشد.
مرحله 5
از مارکرها ، برچسب ها ، نشانک ها و سایر لوازم التحریر برای جدا کردن بصری یک دسته از دسته دیگر استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که چنین جداکننده هایی به وضوح در پوشه قابل مشاهده هستند. این امر جستجوی اسناد مورد نیاز را تا حد زیادی تسهیل می کند.
مرحله 6
پس از آنکه کلیه قراردادهای تأمین کالا در پوشه ای به روش مناسب منعقد شد ، حتماً ثبت اسناد را تنظیم کنید. آن را روی جلد قرار دهید یا آن را در یک پوشه بالای تمام قراردادها قرار دهید. خطوط خالی را در رجیستری بگذارید. هنگام سرمایه گذاری یک قرارداد جدید ، اطلاعات مربوط به آن را در رجیستر وارد کنید.
