هر سندی مبنی بر دریافت وجه نیاز به پر کردن فرم صحیح دارد. اگر این سازمان بودجه ای را برای هرگونه نیاز به كارمند ارائه داد ، لازم است كه با پر كردن گزارش قبلی ، گزارش را برای آنها تهیه كنید.
چه کسی باید بیانیه پیشرفت را تکمیل کند
مدیر نمی تواند درست به همین ترتیب به هیچ کارمندی پول به سازمان بدهد. در ابتدا ، لیستی از کارکنان واجد شرایط دریافت وجه پیش پرداخت با گزارش بعدی باید مشخص شود. برای این امر لازم است که دستور ویژه ای تنظیم و صادر شود.
اگر یک زیردستان برای انجام هر مشاغلی به بودجه نیاز دارد ، پس باید یک بیانیه فرم رایگان به مدیر ارائه دهد. ضروری است که مقدار مورد نیاز و هدفی که پول برای آن درخواست می شود ذکر شود. اگر مدیر با بیانیه موافقت کند ، شخصاً بیانیه را امضا می کند و نشان می دهد که چقدر اجازه می دهد وجه را برای چه مدت دریافت کند.
اشاره به این نکته مهم است که فقط برای کارمندی که قبلاً گزارش کامل مبالغ دریافتی قبلی را داده است ، می توان پول نقد صادر کرد.
بعضی اوقات ممکن است یک کارمند به وکالت نامه احتیاج داشته باشد که باید از طرف سازمان مطابق با مدل تعیین شده شماره M-2 یا شماره M-2a صادر شود. این فرم ها در سال 1997 با حکم سرویس آمار دولتی فدرال روسیه تأیید شد.
برای پول خرج شده ، که در بخش حسابداری سازمان صادر شده است ، کارمند باید گزارش دهد. یک مهلت مشخص وجود دارد که در آن شما باید گزارش هزینه را پر کنید و ارائه دهید. 3 روز از پایان دوره مشخص شده توسط رئیس سازمان در فرم درخواست می گذرد.
اگر بودجه ای برای نیازهای مسافرتی به کارمند ارائه شده باشد ، پس وی باید در 3 روز کاری بعدی پس از بازگشت از سفر کاری حساب آنها را بدهد.
نحوه تأیید هزینه برای گزارش هزینه
اگر کارمندی مبلغی باقیمانده باشد ، پس نمی تواند آن را به همین ترتیب به صندوقدار برگرداند. در ابتدا ، شما باید تمام اسنادی را که تأیید می کنند پول دقیقاً برای نیازهایی که تهیه شده اند ، جمع آوری کنید. این می تواند رسیدهای نقدی و فروش ، بلیط های سفر ، رسیدها ، اعمال و سایر اشکال گزارشگری دقیق باشد.
پس از دریافت هر یک از این مدارک ، لازم است که تاریخ ، مقدار و جزئیات آن خوانا باشد.
کارمند باید کلیه اسناد را به بخش حسابداری ارائه دهد.
اگر گزارش هزینه به اشتباه پر شود ، چه اتفاقی می افتد
اگر کارمند در طی 3 روز به اشتباه تکمیل شده باشد یا گزارش پیش ارائه نکرده باشد ، در این صورت مقام نظارتی وجوه دریافتی را به عنوان درآمد در نظر می گیرد که در این صورت محاسبه حق بیمه و مالیات بر درآمد شخصی لازم است. اگر بعداً کارمند هنوز همه اسناد و مدارک لازم و گزارش را ارائه دهد ، حسابدار باید یک حساب مجدد انجام دهد.
یک کارمند مجاز سازمان می تواند مبلغی را که گزارشی برای آن ارسال نشده است از حقوق کارمند دریغ کند.
قوانین اساسی برای تهیه گزارش قبلی
قوانین زیر در تهیه گزارش هزینه وجود دارد:
- گزارش پیش باید با اسنادی تایید شود که مبالغ هزینه شده را تأیید می کند.
- اسناد باید حداکثر 3 روز کاری پس از پایان سفر کاری ، مدت تعیین شده توسط مدیر یا از لحظه رفتن به محل کار پس از بیماری یا تعطیلات ارائه شود.
- گزارشی در فرم خاصی به شماره AO-1 تهیه می شود. همچنین استفاده از فرم گزارش پیش رو مجاز است که توسط رئیس سازمان تأیید می شود.
- فقط مدیر باید مسئول تأیید گزارش هزینه باشد.
- گزارش پیش پرداخت توسط کارمندی که پول را خرج کرده است ، پر می شود. همچنین ، برخی از اطلاعات باید توسط یک حسابدار وارد شود.
داده های زیر باید در گزارش قبلی ذکر شود:
- اطلاعات مربوط به شرکتی که پول را برای کارمند صادر کرده است.
- اطلاعات مربوط به کارمندی که بودجه ای از سازمان دریافت کرده است.
- هدفی که شما برای تهیه آن نیاز به یک کارمند شرکت دارید.
- میزان.
- اطلاعات مربوط به کلیه هزینه ها با تأیید.
- مانده پول ، در صورت وجود.
در پایان ، امضا توسط کارمند و کارمندان بخش حسابداری ، که پول را صادر کرده و بقیه را دریافت کرده اند ، قرار می گیرد.
نیازی به درج مهر بر روی صورتحساب پیش نیاز نیست. این به دلیل داخلی بودن سند است. و فراتر از سازمان نیست. علاوه بر این ، از سال 2016 ، همه اشخاص حقوقی ، و نه تنها کارآفرینان فردی ، حق دارند مدارک خود را با مهر و مهر خود تأیید نکنند.
گزارش در یک نسخه تکمیل می شود. این بخشی از اسناد اولیه است و شما نباید در طراحی آن اشتباه کنید. اگر به هر دلیلی امکان جلوگیری از لکه گیری یا پر کردن نادرست وجود نداشت ، بهتر است یک فرم جدید بگیرید و آن را به روشی جدید پر کنید.
نحوه پر کردن گزارش هزینه
به نظر می رسد پر کردن چنین سند مهمی برای گردش داخلی بسیار دشوار باشد. اما این اساساً اشتباه است. پس از پر کردن برای اولین بار ، در صورت نیاز به پر کردن مجدد ، مشکلی وجود نخواهد داشت.
اطلاعات باید توسط کارمند به ترتیب زیر وارد شود:
- با استفاده از داده های ثبت نام سازمان ، کد OKPO و نام کامل شرکت وارد می شود.
- در ستونهای کنار کتیبه "گزارش پیشرفت" لازم است شماره سند و تاریخ تهیه آن را یادداشت کنید.
- در سمت راست ، لازم است کمی فضای خالی و خالی بگذارید. این برای سوابق رئیس سازمان مورد نیاز است: مقدار در کلمات ، تاریخ تصویب گزارش و امضا.
- در زیر ، کل این خط شامل اطلاعات مربوط به کارمندی است که پیش پرداخت را دریافت کرده است. لازم است مشخص شود که در کدام واحد ساختاری کار می کند ، نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی و موقعیت وی. همچنین تعداد پرسنل کارمند و دلیل نیاز به پیشرفت نیز مشخص شده است.
با این کار قسمت اول گزارش هزینه به پایان می رسد. علاوه بر این ، فرم شامل دو جدول است. یکی از آنها نیز توسط کارمندی که وجه را دریافت کرده است پر می شود. شما باید مبلغ کل پیش پرداخت و ارزی را که در آن صادر شده وارد کنید. مقدار موجودی یا هزینه زیاد باید در زیر نشان داده شود.
جدول دوم در بخش حسابداری توسط یک متخصص مجاز تکمیل می شود. این باید حاوی اطلاعات مربوط به حساب های حسابداری ، زیر حساب ها و وجوهی باشد که از آنها عبور می کند. کد معامله و مقادیر دقیق باید نشان داده شود.
در زیر جداول ، لازم است که تعداد اسناد پیوست شده به گزارش و تعداد صفحات این اسناد ذکر شود.
پس از پر شدن تمام ستون ها ، اسناد باید توسط رئیس حسابدار بررسی شود. با توجه به نتیجه ، او باید مقدار گزارش را در یک خط ویژه برای این نشان دهد.
زیر حسابدار و رئیس حسابدار باید با متن آنها امضا شود. بعلاوه ، یک کارمند بخش حسابداری باید مقدار مانده یا محاسبه مجدد و تعداد سفارش نقدی را که این مبلغ از آن گذشته است ، ذکر کند. صندوق دار که مانده را دریافت کرده یا مبلغی مشابه هزینه بیش از حد صادر کرده است نیز باید صورت حساب پیش پرداخت را امضا کند.
قسمت بعدی گزارش مالی قابل مذاکره است. این باید شامل تمام اطلاعات لازم در مورد اسناد باشد ، که این واقعیت را تأیید می کند که وجوه صرف نیازهای درخواستی شده است. در این قسمت ، باید داده های زیر را وارد کنید:
- مشخصات هر سازمانی که سند را صادر کرده است.
- تاریخ صدور.
- نام.
- مبلغ دقیق هزینه شده
- تعداد شماری که مبلغ مشخص شده در سند توسط آن ارسال شده است.
کارمند باید امضای خود را در زیر جدول در یک خط ویژه امضا کند. بنابراین ، او صحت اطلاعات مشخص شده را تأیید خواهد کرد.
قسمت آخر گزارش هزینه قسمت قطع است. این یک رسید از حسابدار دارد که وی پس از دریافت اسنادی از کارمند مبنی بر تأیید پول هزینه شده ، آن را پر می کند. در قسمت پارگی ، لازم است که مشخص کنید:
- اطلاعات مربوط به کارمند (نام کامل).
- شماره و تاریخ صدور را گزارش کنید.
- مبلغی که در کلماتی برای کارمند صادر شده است.
- تعداد اسناد گزارش دهنده اثبات هزینه ها.
پس از آن ، مسئول حسابداری تاریخ و امضا را قرار می دهد. قسمت قابل جدا شدن باید به عنوان اثبات داده های دریافت شده به کارمند تحویل داده شود.
