نامه تجاری عنصر اصلی مکاتبات تجاری است. تصویر مثبت شرکت به سواد سندی که تنظیم شده بستگی دارد. نامه های کاری توسط دبیران و دستیار مدیران شرکت نوشته می شود.
نوشتن نامه تجاری
نوشتن نامه تجاری لزوماً یک هدف دارد: ارائه همکاری ، افزایش فروش به سازمان ، سرعت بخشیدن به روند پرداخت کالا ، ادعا ، تشکر از چیزی ، منعقد کردن معامله ، تبریک این نامه باید با هدف خاصی تنظیم شده و تا حد امکان در آن بیان شود. حتماً از جزئیات شرکتی که می خواهید نامه را به آنجا بفرستید مطلع شوید. شما باید حداکثر در مورد یک شریک احتمالی را بدانید.
غالباً ، شرکت ها نامه های زیادی را با ارائه کالاها یا خدمات ارسال می کنند ، اما در عین حال حداقل اطلاعات در مورد مخاطبان وجود دارد. این اشتباه اصلی همه تجار تازه کار است. از این گذشته ، همیشه برای گیرنده نامه ای خوشایندتر است که بداند شخصاً به آنها خطاب می شود. به عنوان مثال خطاب به یک شخص اساس یک نامه فروش موفق است. و حتی اگر نام مخاطب را نمی دانید ، در هر صورت ، هنگام مراجعه به وی نمی توانید موقعیت شخص را در نسخه مختصر بنویسید.
طراحی نامه تجاری
در حالت ایده آل ، هر شرکت نام تجاری خاص خود را دارد. بر روی آن است که نامه تجاری تنظیم می شود. سربرگ همیشه حاوی نام سازمان ، مکان واقعی و قانونی ، مخاطبین ، وب سایت ، آدرس ایمیل ، آرم و سایر اطلاعات مربوط به سازمان است. حاشیه نامه های تجاری: پایین ، بالا ، راست و چپ دارای اندازه های استاندارد هستند. حاشیه سمت چپ 3 سانتی متر است زیرا همه اسناد به پرونده ارسال می شوند. حاشیه راست - 1.5 سانتی متر. تورفتگی بالا و پایین: 1 سانتی متر.
هر نامه تجاری با یک عنوان کوتاه و جذاب در وسط شروع می شود. عنوان مطمئناً محتوای متن را فاش می کند. عنوان نامه تجاری شامل: نام شرکت گیرنده با نام کامل و همچنین موقعیت شخص گیرنده (در گوشه بالا سمت راست) است. گوشه سمت چپ بالای زیر سرصفحه مکانی برای نشان دادن شماره نامه و تاریخ ثبت (خروجی) است. اگر نامه کاری به عنوان نامه پاسخ نوشته شده است ، باید مشخص کنید که این نامه به کدام سند پاسخ می دهد. عنوان نامه تجاری پس از تاریخ و شماره سند مشخص شده است. امضای فرستنده در انتهای نامه مشخص شده است. همچنین ، نام و موقعیت کامل باید نوشته شود.
اگر نامه حاوی داده های مالی در مورد شرکت باشد ، امضای حسابدار اصلی نیز باید در پایین باشد. ترتیب امضاها به شرح زیر است: اول ، امضای مدیر کل ، و زیر آن حسابدار اصلی. همچنین در انتهای نامه مهر رسمی سازمان بر روی امضا درج می شود. Times New Roman اندازه دوازدهم و فاصله واحد استاندارد مکاتبات رسمی تجاری است. رسم است که نامه کاری ، که یک پیشنهاد جدی است ، از طریق پست و از طریق نمابر یا ایمیل ارسال نمی شود. پیک نامه را شخصاً به مدیر یا دبیر تحویل می دهد. چنین نامه ای باید در پاکت شرکت بزرگی تحویل شود که به روش تایپوگرافی چاپ شده باشد. همه اینها برای ایجاد چهره مطلوبی از شرکت کار می کند.
