برای سازماندهی مرکز تماس ، حل دو وظیفه اصلی لازم است: تهیه تجهیزات فنی و نرم افزاری و آموزش کارمندان برای رسیدگی به تماس ها. درجه اتوماسیون و سطح آموزش پرسنل چیزی است که کیفیت کار مرکز تماس را تعیین می کند.
لازم است
اتصال به خطوط تلفن ، شماره (های) تلفن راحت برای مشتری ، تلفن و تجهیزات نرم افزاری
دستورالعمل ها
مرحله 1
در مورد جهت کار تصمیم بگیرید. این می تواند یک مرکز تماس مشتری از شرکت شما باشد ، یا یک مرکز تماس به اصطلاح برون سپاری است که چنین خدماتی را به سازمان های دیگر ارائه می دهد. کار می تواند هم در ارتباط با تماس های ورودی و هم خروجی با مشتریان بالقوه انجام شود.
گام 2
فضای کاری سرویس اعزام را تجهیز کنید. باید شرایط بهداشتی را داشته باشد. به طور خاص ، مساحت محل با سرعت 20 متر مکعب تعیین می شود. به ازای هر نفر اغلب اوقات ، از یک فضای باز استفاده می شود ، جایی که محل کار با پارتیشن از یکدیگر جدا می شود. کارمندان حسابداری و اداری را در اتاق های دیگر مستقر کنید.
مرحله 3
توجه ویژه باید به تجهیزات فنی مرکز تماس باشد. اول از همه ، شما به خطوط تلفنی متصل خواهید شد که به یک شماره با رقم 8-800 شروع می شوند یا به شماره های شهر معمولی متصل هستند. شما همچنین باید تجهیزات تلفنی ویژه ای تهیه کنید. علاوه بر این ، شما به یک اتصال سریع اینترنت نیاز خواهید داشت. نرم افزار مرکز تماس باید مشکلاتی مانند ثبت تماس های ورودی و خروجی ، تهیه منوی صوتی تعاملی ، سازماندهی توزیع تماس ها و نمایش اطلاعات مربوط به ایستگاه کاری اپراتور ، ضبط مکالمات ، ذخیره تاریخچه تماس هر مشتری و سایر مشکلات را حل کند.
مرحله 4
استخدام نیرو. شما به اپراتورها ، سرپرستان ، مدیران ، تکنسین ها نیاز دارید. غالباً ، کارمندان مرکز تماس در ساختاری متشکل از چندین سطح با هم ترکیب می شوند. در این حالت ، اپراتورها به س standardالات استاندارد مشتری پاسخ می دهند ، و س complexالات پیچیده تری به کارمند صالح ارسال می شود. ایجاد یک حالت عملیاتی بهینه برای مرکز ضروری است. به عنوان یک قاعده ، اپراتورها به صورت شیفتی کار می کنند.
