کار اداری - کار با اسناد و مدارک و اسناد پشتیبانی برای مدیریت در این سازمان خاص ، تنظیم شده توسط GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف". سازماندهی کار اداری ، سازمان ثبت ، ذخیره و استفاده از اسناد ورودی ، خروجی و داخلی در فعالیتهای فعلی بنگاه اقتصادی است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
هنگام سازماندهی کار دفتری ، تصمیم بگیرید که آیا شرکت ، سازمان ، بخشهای جغرافیایی از راه دور یا شعب خود ، این واقعیت را در نظر بگیرید و مکانیزمی برای تعامل با این بخشها ارائه دهید. سیستم کار اداری در آنها باید با دفتر مرکزی یکسان باشد تا از بروز مشکلات هنگام ثبت نام و مدارک جلوگیری شود.
گام 2
به این فکر کنید که از کدام یک از اشکال موجود کار اداری استفاده می کنید: متمرکز ، مختلط یا غیرمتمرکز. انتخاب آنها با توجه به ساختار شرکت (چه از نظر جغرافیایی دارای زیرمجموعه از راه دور باشد) و تجهیزات فنی خدمات مدیریت دفتر تعیین می شود. اگر این سرویس تعداد کمی داشته باشد و از نظر فنی ارائه نشده باشد ، بخشی از عملکردهای آن به زیر مجموعه ها منتقل می شود. در این حالت ، کارهای اداری مختلط صورت می گیرد. درصورتی که این سرویس به کلیه پرسنل ، سخت افزار و نرم افزارهای لازم مجهز باشد ، این شکل از ثبت سوابق متمرکز خواهد شد.
مرحله 3
در هر واحد ساختاری ، یک واحد کارکنان ویژه را انتخاب کنید که کارهای اداری را انجام دهد. اگر این امکان وجود ندارد ، کارمند دیگری را منصوب کنید که وظایف اصلی شغلی خود را با کارمندی ادغام کند.
مرحله 4
تعداد و نام پرونده ها را تعیین کنید ، که شامل تمام اسناد ورودی ، خروجی و داخلی است. اگر این اسناد از یک سازمان بالاتر (والدین) باشد ، آنها برای بررسی به رئیس ارائه می شوند. اسناد سازمانهای تابعه باید برای رسیدگی به معاون مسئول کار با آنها ارائه شود. بر این اساس ، فرجام خواهی های شهروندان متوجه معاونانی است که مسئولیت کار با مردم به آنها سپرده شده است.
مرحله 5
با شناسایی دایره خبرنگاران ، یک طبقه بندی ایجاد کنید که به وسیله آن می توانید بلافاصله تعیین کنید که این سند به کدام گروه خبرنگار مربوط است. به عنوان مثال ، برای سازمان های دولتی ، کد 01 را برای نامه های سازمان برتر - کد 02 ، برای تامین کنندگان - کد 03 ، برای مشتریان - کد 04 و غیره تعیین کنید. این به ساده سازی جریان اسناد در داخل سازمان کمک می کند.
مرحله 6
تعیین کنید که گردش اسناد به چه شکلی انجام می شود - در یک مجله یا کارت. هر دو فرم در برنامه های ویژه ای برای مدیریت اسناد الکترونیکی اجرا می شوند. اگر هنوز نمی توانید چنین برنامه ای را خریداری کنید ، از مجلات الکترونیکی ثبت اسناد استفاده کنید ، می توانید آنها را در Excel تهیه کنید.
