اسناد بانکی بر اساس نوع در پوشه های جداگانه و اغلب به ترتیب زمانی ذخیره می شوند. انتخاب توسط کارمند مسئول تشکیل اسناد انجام می شود. یک کمیسیون ویژه با تخریب اسناد منقضی شده رسیدگی می کند.
ذخیره اسناد بانکی هم توسط خود بانک ها انجام می شود و هم توسط سازمان هایی که حساب ها را در اختیار دارند. ترتیب ذخیره سازی در یک موسسه ممکن است با سفارش ذخیره سازی در موسسه دیگر کمی متفاوت باشد.
اسناد بانکی چگونه در سازمان ها ذخیره می شوند
اسنادی از بانکی که در سازمان هستند ، انجام معاملات پولی را تأیید می کنند و در سوابق حسابداری منعکس می شوند. محل نگهداری آنها بخش حسابداری است که کارمندان آن می توانند کلیه اوراق را بر اساس نوع آنها در پوشه های جداگانه در متن حساب ها و بانک ها تقسیم کنند. اگر سازمانی چندین حساب جاری داشته باشد ، برای هر کدام یک پوشه جداگانه ایجاد می شود ، اگر یک حساب ارزی باشد ، واحد پول حساب روی جلد و ستون فقرات نشان داده شده است. ترتیب زمانی برای ثبت اظهارات برای هر حساب استفاده می شود. هر بیانیه دارای یک کلاسور متشکل از اسناد پرداخت و توجیهات پرداخت برای هر روز معامله است.
برای فاکتورهای پرداخت شده یک پوشه جداگانه ایجاد می شود. اسناد کنترل ارز در پوشه های جداگانه ای ذخیره می شوند ، جایی که می توانید تمام اطلاعات کار با حساب های ارزی را پیدا کنید. ما در مورد گذرنامه معاملات ، گواهی تأیید کار یا خدمات انجام شده ، گواهی معاملات ارزی و سایر موارد صحبت می کنیم. اگر حجم اسناد و مدارک کم باشد ، ثبت نام کافی وجود دارد که تعداد سند ، مقدار و تاریخ را نشان می دهد.
نحوه ذخیره اسناد در بانک های تجاری
این موسسات اسنادی را تأیید می کنند که فعالیت های مالی و اقتصادی بانک و اسناد تسویه و پرداخت مشتریان را تأیید می کند. مسئولیت آنها بر عهده مدیر و حسابدار ارشد است. اسناد کاغذی و الکترونیکی هر دو قابل ذخیره هستند. موارد کاغذی را در انبار ویژه نگهداری می کنید ، برای دسترسی به آن نیاز به مجوز ویژه دارید. اجازه باید توسط رئیس حسابدار یا معاون وی امضا شود.
ثبت اسناد یادبود روزانه انجام می شود ، برای این یک پوشه جداگانه تنظیم می شود ، که در آن اسناد نیز به ترتیب زمانی ذخیره می شوند. انتخاب توسط کارمندی انجام می شود که مسئول تشکیل صحیح اسناد مالی است. پوشه های دیگر شامل اوراق مالی نقدی و اوراق منعکس کننده اطلاعات مربوط به سپرده های مشتری است. اسناد حاوی اطلاعات مربوط به عملیات با فلزات گرانبها در پوشه های جداگانه ای ثبت می شوند.
نیاز به قرار دادن انواع خاصی از اسناد در پوشه های مختلف به این دلیل است که هر مقاله ماندگاری خاص خود را دارد. این امر در مورد ذخیره سازی اسناد به صورت الکترونیکی نیز صدق می کند. برای از بین بردن اسناد با دوره انقضا منقضی شده ، کمیسیون ویژه ای تشکیل شده است که اعضای آن به جستجوی هر مقاله می پردازند ، و سپس اقدام ویژه ای را پر می کنند که تایید می کند اسنادی که مدت انبار آنها منقضی شده است از بین رفته اند.
