هرگونه انتقال کالا از یک تأمین کننده به مصرف کننده باید به درستی مستند شود ؛ برای این منظور ، تعدادی از اسناد حمل و نقل استفاده می شود که قوانین حمل و نقل و شرایط تحویل کالا را تنظیم می کند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برگه حمل به اسناد حمل و نقل تعلق دارد ، که می تواند به عنوان رسید و دستور بدهی استفاده شود. این سند باید به درستی قالب بندی شود. فاکتور باید حاوی اطلاعاتی در مورد محصول ، مقدار آن ، قیمت هر کالا و مقدار کل ، تعداد و تاریخ صدور سند باشد. بارنامه توسط اشخاص مسئول هنگام ترخیص کالاها در انبار و هنگام دریافت کالا در سازمان بازرگانی تهیه می شود ، باید با مهر و موم گرد تأمین کننده و گیرنده تأیید شود.
گام 2
ثبت کالاهای دریافتی بر اساس بند 2.1 انجام می شود. "توصیه های روششناختی برای حسابداری و ثبت عملیات دریافت ، نگهداری و ترخیص کالا در سازمانهای تجاری". کلیه اسناد همراه (فاکتور ، برگه حمل و …) مهر شده و کلیه رسیدها در "ژورنال دریافت کالا" ثبت می شود که نام ، شماره و تاریخ سند رسید و همچنین اطلاعات مربوط به محصول را نشان می دهد. پس از پذیرش کالا ، داده های موجود در اسناد همراه دیگر نمی توانند تجدید نظر شوند. کالاها باید از روز دریافت به صورت بزرگ درآورده شوند ، در غیر این صورت ، در گزارش کالا یادداشتی ذکر می شود که دلایل عدم امکان ارسال کالاها در روز دریافت واقعی آنها را نشان می دهد.
مرحله 3
در صورت عدم مطابقت کالاهای دریافتی با فهرست اسناد ، توسط کمیسیون ویژه پذیرفته می شود و "قانون پذیرش" تنظیم می شود. اگر این اختلافات به کمیت و کیفیت کالا مربوط باشد ، در این صورت "قانونی در مورد ایجاد اختلاف در کیفیت و کمیت هنگام پذیرش اقلام موجودی" با حضور نمایندگان تأمین کننده و شخص مادی تهیه می شود. اگر مازاد کالا پیدا شود ، در این صورت حضور نمایندگان تأمین کننده اختیاری است.
