شرایط نگهداری قراردادهای منعقد شده توسط شرکت با استانداردها و هنجارهای صنعت تنظیم نمی شود ، بنابراین این سوال اغلب مطرح می شود که چگونه می توان از ضرر آنها جلوگیری کرد و ذخیره سازی و حسابداری صحیح را سازماندهی کرد منطقی ترین راه حل برای این موضوع ، صدور یک عمل شرکت از یک شرکت خاص است که روش تهیه ، نتیجه گیری و ذخیره این اسناد را مشخص می کند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر شرکت شما بسیار با سازمان های شخص ثالث کار می کند و تعداد قراردادهای منعقد شده قابل توجه است ، بنابراین منطقی است که ذخیره سازی آنها را به دفتر یا بخش دفتر بسپارید. این کاملا راحت است ، زیرا در دفتر است که تمام اسناد امضا شده توسط رئیس و ارسال شده توسط پیمانکاران ثبت می شود. پس از ثبت قرارداد اجرایی شده ، کارمندان دفتر باید تعداد نسخه مورد نیاز را تهیه و در مجریان مسئول توزیع کرده و اصل اسناد را در محلی که مشخصاً تعیین شده نگهداری کنند.
گام 2
اگر شرکت شما کوچک است و شما یک بخش دفتریاری و همچنین یک کارمند مسئول ندارید ، در این صورت قراردادهای مهم اما به ندرت استفاده می شود ، به عنوان مثال ، برای اجاره یا خرید املاک و مستغلات ، منطقی است که در بخش حقوقی همراه باشید اسناد تشکیل دهنده و قانونی شرکت. بخش حسابداری که محاسبات آنها را انجام می دهد ، باید نسخه هایی از این قراردادها را ارائه دهد. در همان مکان ، در بخش حسابداری ، فروشگاه و قراردادهای تأمین ، خدمات و انجام کار به عنوان یکی از انواع اسناد حسابداری اولیه ، که نیاز به کنترل تسویه حساب ها ، شرایط پرداخت یا پرداخت های دوره ای ثابت (قبض های خدمات ، ارتباطات) دارد.
مرحله 3
در هر صورت ، کلیه قراردادها باید دارای ثبت داخلی و اختصاصی خود باشند و به هر یک از آنها باید شماره ای اختصاص داده شود که به موجب آن در ثبت قرارداد الکترونیکی ثبت شود. این گزارش را می توان در صفحات گسترده اکسل انجام داد. علاوه بر مجله الکترونیکی ، لازم است که ثبت صدور این موافقت نامه ها را بر اساس مقاله انجام دهید ، که نشان می دهد اصل توافق نامه در چه زمان و به کدام یک از مجریان مسئول تحویل داده شده است. این مجله باید دارای زمینه هایی برای امضای مجری مسئول باشد ، واقعیت دریافت و تحویل قرارداد برای نگهداری را تأیید می کند.
مرحله 4
روش کار با قراردادها را در آیین نامه نحوه تهیه ، انعقاد و ذخیره قراردادها شرح دهید و آن را توسط رئیس شرکت تأیید کنید.
