مکاتبات تجاری به خصوص در مورد نامه های ارسال شده به تأمین کننده ، به ظرافت و ظرافت احتیاج دارد ، زیرا دلیل تجدیدنظر خواهی می تواند عدم انجام تعهدات نه تنها از طرف وی ، بلکه از طرف سازمان شما نیز باشد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر اولین بار است که با تهیه کننده کالا قصد دارید کالایی را از او سفارش دهید ، از فرم ادعای حمل و نقل استاندارد سازمان استفاده کنید. اگر این بیانیه به صورت الکترونیکی در وب سایت سازمان ارسال نشده است ، نامه ای را به سبک آزاد بنویسید.
گام 2
در صورت سفارش چندین نوع محصول در مقادیر مختلف ، در صورت لزوم سفارش را به صورت جدول مشخص کنید ، نام ، مقاله ، رنگ محصول را نشان دهید. تعهدات پرداخت کالای سفارش داده شده را بنویسید ، مشخصات سازمان خود را در اختیار تأمین کننده قرار دهید ، بر اساس این داده ها ، تهیه کننده قرارداد می بندد. در پایان نامه ، امید خود را برای همکاری بیشتر سودمند متقابل ابراز کنید.
مرحله 3
اگر نامه شما به تأمین کننده مربوط به انجام نادرست تعهدات قراردادی وی ، تحویل دیرهنگام کالا یا کالایی با کیفیت ، درجه یا نوع اشتباه است ، از عبارات "ما با این نامه به شما اطلاع می دهیم …" ، "ما به شما اطلاع می دهیم" استفاده کنید… ". دلیل اینکه چرا نمی توانید کالای ارسال شده را بپذیرید به روشنی بیان کنید. به قرارداد یا برنامه کاربردی قرارداد مراجعه کنید ، که نشان می دهد تامین کننده چه تعداد واحد و چه نوع کالایی باید برای شما ارسال کرده باشد. در این صورت تصحیح اشتباه خود برای تأمین کننده آسان تر خواهد بود.
مرحله 4
اگر نامه شما مربوط به عدم توانایی پرداخت کالاها در بازه زمانی تعیین شده توسط قرارداد است ، این را به ملایم ترین شکل ، اما در عین حال رسمی ، به تامین کننده اطلاع دهید. از عبارات "ما بابت تأخیر در پرداخت عذرخواهی می کنیم …" ، "با توجه به شرایط فعلی ، ما نمی توانیم قبض ها را قبل از پرداخت …" استفاده کنید.
مرحله 5
دقیقاً چه زمانی قصد پرداخت بدهی به طرف مقابل را دارید و انجام این تعهد توسط سازمان شما تضمین می شود. در انتهای نامه ابراز امیدواری کنید که این قسمت بر مشارکت طولانی مدت شما تأثیر نگذارد.
