هر روز ، عملیات و فرآیندهای تجاری خاصی در سازمان صورت می گیرد: کسب و مصرف منابع ، حمل محصولات ، تسویه حساب با خریداران ، سازمان های مالی ، تأمین کنندگان و غیره. تمام این عملیات باید بدون شک در اسناد اصلی منعکس شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اولیه سندی است که واقعیت یک معامله تجاری را ثبت می کند. برای بیشتر اسناد حسابداری ، فرم های استاندارد وجود دارد. در بعضی موارد ، سازمان ممکن است فرم خود را برای ثبت برخی از معاملات تجاری ایجاد کند. فقط اسنادی که حاوی تمام جزئیات لازم باشد می توانند برای حسابداری پذیرفته شوند. این جزئیات شامل موارد زیر است:
- نام سند اصلی ؛
- نام سازمانی که این سند را تنظیم کرده است.
- نام و مشخصات طرفین درگیر در عملیات ؛
- تاریخ تهیه سند ؛
- نام و محتوای معامله تجاری ؛
- لیستی از مقامات مسئول معامله تجاری ؛
- امضاهای افراد مسئول.
اسناد اولیه باید در زمان معامله یا بلافاصله پس از اتمام آن تنظیم شوند.
گام 2
کلیه اسنادی که حسابدار با آنها سر و کار دارد را می توان به دو گروه خارجی و داخلی تقسیم کرد. اسناد خارجی از طرف پیمانکاران مختلف سازمان به سازمان می آید. طرفین می توانند موسسات مالی ، خریداران و تأمین کنندگان ، سازمان های دولتی و بانک ها ، مقامات مالیاتی باشند. قبل از هر چیز ، پس از دریافت هر سندی ، لازم است که تعیین کنید آیا این سند حسابداری است ، آیا حاوی اطلاعاتی در مورد یک معامله تجاری است. بعد ، باید جزئیات ، وجود امضاها و مهرها را بررسی کنید. همچنین لازم است محتوای معامله تجاری به دقت بررسی شود و همچنین دوره ای که سند حسابداری دریافتی متعلق است تعیین شود.
مرحله 3
اسناد حسابداری اولیه داخلی در خود سازمان تنظیم می شود. چنین اسنادی می توانند اداری و اجرایی باشند. اسناد اداری حاوی دستورات ، دستورالعمل ها و دستورالعمل هایی در مورد نیاز به انجام برخی از عملیات تجاری است. اجرایی یا برائت واقعیت معامله را ثبت می کند. اغلب ، یک سند اصلی می تواند اداری و اجرایی باشد. برای سیستم سازی حساب ها ، اسناد حسابداری بر اساس اسناد اداری و اجرایی تنظیم می شوند.
مرحله 4
اولیه سندی است که واقعیت یک معامله تجاری را ثبت می کند. برای اکثر اسناد حسابداری ، کار با اسناد اولیه توسط قانون فدرال "در مورد حسابداری" تنظیم می شود. مطابق این قانون تصحیح اسناد نقدی و بانکی غیرممکن است ، کلیه اسناد دیگر قابل اصلاح هستند.
مرحله 5
برای کار با اسناد اولیه در سازمان ، یک برنامه گردش کار تشکیل می شود. چنین برنامه ای برای تعیین زمان حرکت اسناد در داخل سازمان و تعیین مجریان معامله تجاری ضروری است.
